WKR en de onbelaste thuiswerkvergoeding
In de werkkostenregeling (WKR) zijn gerichte vrijstellingen opgenomen. Zo kan een werkgever bepaalde zaken onbelast vergoeden aan werknemers, waarover geen extra loonheffing hoeft te worden betaald. Een bekend voorbeeld hiervan is de reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer.
Kosten thuiswerken
Hoewel thuiswerken door veel werknemers als prettig wordt ervaren, brengt het uiteraard ook extra kosten met zich mee. Bijvoorbeeld extra uitgaven voor verwarming, elektriciteit en koffie/thee. De Belastingdienst stelt ieder jaar het bedrag vast voor een onbelaste thuiswerkkostenvergoeding. Een werkgever mag in 2026 dagelijks € 2,45 belastingvrij vergoeden aan een werknemer. Dit normbedrag is gebaseerd op onderzoek van Nibud. De onbelaste thuiswerkvergoeding mag overigens ook worden toegekend in de vorm van een vaste vergoeding per periode, zoals dat nu ook voor de reiskosten mogelijk is.
Onbelaste thuiswerkvergoeding versus onbelaste reiskostenvergoeding
Het is echter niet toegestaan om op één dag zowel de onbelaste thuiswerkvergoeding als de onbelaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer naar de vaste werkplek te geven. De ene vergoeding sluit de andere vergoeding op dezelfde dag uit. Als een werknemer een dagdeel op kantoor werkt en een dagdeel thuis, kan er slechts van maximaal één van de twee gerichte vrijstellingen gebruik worden gemaakt. Mochten beide vergoedingen worden gegeven, dan is één van die twee een belaste vergoeding. Die beperking geldt ook voor de vrijgestelde vergoeding van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, de auto van de zaak of de fiets van de zaak.
Als een werknemer een dagdeel op kantoor werkt en een dagdeel thuis, kan er slechts van maximaal één van de twee gerichte vrijstellingen gebruik worden gemaakt.
Als de werknemer een deel van de dag thuiswerkt en vanuit huis naar een zakelijke afspraak gaat (niet de vaste werkplek), kan wél naast de onbelaste thuiswerkvergoeding een vrijgestelde reiskostenvergoeding voor de zakelijke reis worden toegekend.
De onbelaste thuiswerkvergoeding voor u als werkgever
In 2026 kan een werkgever zijn werknemers een onbelaste thuiswerkvergoeding van maximaal € 2,45 per dag geven. Hiervoor is het belangrijk om inzichtelijk te krijgen hoeveel dagen een werknemer gewoonlijk thuiswerkt. Zeker omdat op dezelfde dag niet zowel een vrijgestelde vergoeding voor thuiswerkkosten en reiskosten voor woon-werkverkeer mag worden gegeven.
Incidentele of structurele veranderingen?
Als met werknemers afspraken zijn gemaakt over het aantal thuiswerkdagen, dan hoeft dat bij een incidentele afwijking van de afgesproken verhouding niet direct te leiden tot een aanpassing van de vaste vergoedingen. Als de wijzigingen meer structurele vormen aannemen, moeten de vaste vergoedingen voor de thuiswerkkosten en reiskosten naar de vaste werkplek wel worden aangepast. We adviseren u overigens om de thuiswerkafspraken goed vast te leggen in een thuiswerkregeling, waarin de rechten en plichten van werkgever én werknemer vastliggen.
128/214-dagen regeling
Als werkgever kunt u met uw werknemer vaste afspraken maken over het aantal dagen per week waarop uw werknemer thuiswerkt. Op basis hiervan kunt u een vaste vergoeding voor zowel de reiskosten woon-werkverkeer als de thuiswerkkosten toekennen, de zogenaamde 128/213-regeling. Zo hoeft u niet per werkdag bij te houden of sprake is van een reisdag en/of een thuiswerkdag. De vaste vergoeding hoeft niet te worden aangepast als incidenteel op een thuiswerkdag toch op kantoor wordt gewerkt, of andersom.
Deze regeling houdt in dat, als uw werknemer minstens 128 dagen per jaar naar de vaste werkplek reist, de reiskostenvergoeding mag worden berekend alsof uw werknemer op 214 werkdagen per jaar reist.
De regeling werkt ook voor uw werknemer die tenminste 128 dagen in het kalenderjaar thuiswerkt. U mag dan een vaste onbelaste thuiswerkkostenvergoeding geven alsof uw werknemer 214 dagen in het kalenderjaar thuiswerkt. Hierbij geldt dat de aantallen van 128 en 214 naar rato moeten worden toegepast als uw werknemer op minder dan vijf dagen per week thuiswerkt
De 128/214-dagen regeling zorgt hierdoor voor een lastenverlichting bij de werkgever.
Vragen over de onbelaste thuiswerkvergoeding?
Heeft u vragen of wilt u advies over hoe u de onbelaste thuiswerkvergoeding op de juiste manier inzet? Neem dan contact met ons op. Schipper Accountants denkt graag met u mee!
